Son zamanlarda adını sıklıkla duyduğumuz, firmaların hızla programlarına aldığı robotik süreç otomasyonu (Robotic Process Automation, kısaca RPA), dünyada katlanarak büyüyen bir kavram ve sektör. RPA yüksek hacimli, tekrarlanabilir görevlerin otomatikleştirilmesi için robotik yazılımlar kullanılan kullanıcı arayüz otomasyon teknolojisidir. Kısaca ifade etmek gerekirse, bilgisayarımızdaki robot yazılımlara sürekli tekrarladığımız işleri kural ve senaryolar ile öğretip bu çerçevede çalışmalarını sağlayabiliyoruz. RPA uygulamaları ile kural odaklı, iş mantığında ilerleyen, yoğun veri girişleri içeren, tekrarlanan ancak insan katma değerine ihtiyaç duyulmayan süreçleri, robotik yazılımlar ile 7/24 çalışan sanal personellere devredebiliyoruz. Yazılım robotu veya botu olarak adlandırılan RPA teknolojisi, bir çalışanı taklit ederek uygulamalara girer, veri girişi yapar, görevleri hesaplar, tamamlar ve çıkış yapar.
RPA otomotiv, bankacılık, eğitim, enerji, eğlence, finansal hizmetler ve daha pek çok sanayi alanında kullanılabilecek bir esnekliğe sahip. Burada fark yaratan RPA’nın otomatikleştireceği süreçlerdir. Anlamlı sonuçlar elde edebilmek için otomatikleştirmek istenen süreçler son derece dikkatli incelenmeli ve basitleştirilmelidir. Süreç seçiminde tekrar eden ve değişmeyen, insan hatasına müsait, dijital veriye dayalı, yüksek hacme sahip, belirli kural dizisi bulunan ve standartlaşmış süreçler seçilmelidir. Sektör bazlı RPA uygulamalarına örnek olarak aşağıdaki alanları inceleyebiliriz.
Robotik İş Alanları
RPA, e-imzaların doğrulanması, taranan belgelerin yüklenmesi ve otomatik onaylar veya reddetmeler için bilgilerin doğrulanması dahil olmak üzere, iletişim merkezi görevlerini otomatikleştirerek şirketlerin daha iyi müşteri hizmetleri sunmasına yardımcı olabilir. Kuruluşlar genel muhasebe, operasyonel muhasebe, işlem raporlama ve bütçeleme için RPA kullanabilirler. Finansal hizmet sektöründeki şirketler, RPA’yı döviz ödemeleri, hesap açılışlarını ve kapanışları otomatikleştirme, denetim taleplerini yönetme, sigorta taleplerini işleme koyma sahtekarlık (fraud) bulgularının ortaya çıkarılması ve kart aktivasyonları için kullanabilirler. Tıbbi kuruluşlar, hasta kayıtlarını, talepleri, müşteri desteğini, hesap yönetimini, faturalandırma, raporlama işlemlerini ve analitiği yürütmek için RPA’yı kullanabilirler. RPA, çalışanların bilgilerini ve zaman çizelgesi gönderme süreçlerini güncelleyerek, onboarding ve offboarding dahil olmak üzere İK görevlerini otomatikleştirebilir. RPA, satın alma, sipariş işleme ve ödemeleri otomatikleştirme, stok seviyelerini izleme ve gönderileri izleme için kullanılabilir.
RPA Uygulamalarının Faydaları Nedir?
Tüm süreçlere ve sistemlere kolayca uyarlanabilecekmiş gibi anlatılan RPA, sağladığı faydalara rağmen bazı firmaların denemelerinde başarısızlıkla sonuçlanıyor. Peki bunun sebebi ne? RPA dönüşümü sürecinde firmaların karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, binlerce botun kurulumunun yapılması. Beklenenin aksine bu kurulum insan gücü ile yapılmasından daha karmaşık hale geliyor ve pahalıya mal oluyor. Dolayısıyla RPA dönüşümünün tercih edilmesinde büyük rol oynayan kâr ortadan kalkıyor. Süreçlerimizde robotik süreç otomasyonu uygulama kararını alırken bu teknolojinin projemize uyarlamaya uygunluğu, maliyeti, kaç robotla projenin otomatize edilebileceği konuları dikkatlice incelenmeli ve mümkün olduğunca sadeleştirilmelidir.
Bir diğer yandan RPA dönüşümünde çalışanların çoğu işini kaybetme endişesi yaşıyor ve çoğunlukla bu dönüşüme pozitif yaklaşamıyor. Bu motivasyon ile yaratıcılıklarını kullanabilecekleri, işlerinde katma değer katabilecekleri alanlara yönlendirmek zorlayıcı olabiliyor. RPA projelerinde en kritik zorluklardan biri ise oluşturulan robotik süreç otomasyonlarının testidir. İşleme alındıktan sonra insan kontrolünde olmadan çalışacağı için öncesinde mümkünse ilgili işlemi yapan uzman çalışan tarafından detaylı test edilmelidir. Aksi takdirde muhasebe bölümünde çalışan bir robotun yanlış faturalar oluşturması, stok kontrolünü yapan robotun yanlış stok bilgisi paylaşması gibi durumlarda firmalar büyük zarara uğrayabilir ve marka değeri zarar görebilir.
Sonuç olarak iş süreci fazla sayıda insan müdahalesi gerektiriyorsa, henüz olgunlaşmamışsa, elektronik/dijital olmayan veri kaynaklarını barındırıyorsa veya belirli koşullar altında farklı sonuçlar üretiyorsa süreç otomasyonu için uygun bir aday değildir. Bu ayrımı doğru şekilde yapabilmek RPA projelerinin başarısını doğrudan etkiler.
Sevcan Erdoğan
Yazılım Test Mühendisi